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ARXivar, la piattaforma per il Document & Process Management

ARXivar, la piattaforma per il Document & Process Management

Al giorno d’oggi, l’obiettivo che ogni azienda si pone è quello di eliminare il supporto cartaceo, conservando e catalogando le informazioni in formato elettronico, in modo che siano facilmente reperibili, modificabili ed archiviabili anche per chi lavora via tablet e mobile.

ARXivar è una piattaforma di Document & Process Management pensata proprio per monitorare, gestire e archiviare documenti in digitale e ridurre la carta. Con questa soluzione potete gestire in modo centralizzato infiniti documenti elettronici provenienti dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionale, email, fax, office, CRM, CAD, sistemi qualità, rilevazione presenze, etc..), attraverso un’interfaccia estremamente intuitiva allineata agli standard Microsoft.

I vantaggi dell’archiviazione documentale:

  • la ricerca immediata di documenti e di conseguenza una maggiore produttività
  • la riduzione dello spazio degli archivi cartacei
  • la riduzione dei materiali consumabili (cartucce stampanti, carta)
  • l'aumento della sicurezza aziendale, grazie ai permessi che si possono abilitare per la modifica e l'archiviazione.

ARXivar offre funzionalità quali: la spedizione automatica dei documenti via fax, mail, posta ordinaria o raccomandata secondo la priorità del destinatario, creazione di Cd autoconsultanti, gestione della modulistica aziendale, stampante PDF, gestione di deleghe, un’anteprima sempre disponibile dei documenti per i più comuni formati, liste di distribuzione, sistemi di ricerca FULL-TEXT, firma digitale e molto ancora. Inoltre l'uso del Workflow Management permette la definizione e il controllo dei Processi di Business (BPM).

Un unico programma per gestire tutte le informazioni della vostra azienda. Dalla dematerializzazione e/o archiviazione documentale alla Conservazione Sostitutiva, passando per la Gestione dei documenti.

Questo sistema può quindi diventare l’unico punto di partenza per la creazione dei documenti aziendali, una soluzione ottima per le aziende certificate (ISO 9000) o che vogliono regolare la creazione dei documenti secondo degli standard produttivi, gestendone le diverse revisioni.

Queste le funzioni principali di ARXivar:

  • Ricerca: è possibile ricercare le informazioni con qualsiasi combinazione di dato ed in modo full-text con la stessa flessibilità di un motore di ricerca.
  • Protocollo: gestisce protocollazione per tipo documento e per la Pubblica Amministrazione.
  • Viste, Pratiche, Fascicoli: si possono fascicolare e collegare le informazioni.
  • Revisioni e log: gestisce in automatico la storia delle modifiche fatte ad un documento.
  • Collaborazione e distribuzione: le informazioni diventano patrimonio condiviso tra gli utenti senza mai essere duplicate.
  • Archiviazione: con maschere personalizzabili da scanner, Multifunzione, Barcode, da file, da spool di stampa, da ERP (ciclo attivo e passivo).
  • Firma digitale e Posta Elettronica Certificata

Arxivar mette a disposizione 3 interfacce di connessione: Client, Web e Mobile. Potete quindi accedere ai vostri documenti aziendali tramite sito web oppure tramite APP via smartphone o tablet.

Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei.

ARXivar si è allineato alle nuove normative in materia di archiviazione documentale che finalmente sanciscono le "Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445".

Il modulo prevede che qualunque documento elettronico archiviato in ARXivar possa essere conservato solo in forma elettronica, seguendo una procedura che prevede la creazione di un volume di conservazione contenente i dati validati dalla firma digitale e marcatura temporale.